УТВЕРЖДЕНО   Приказом председателя Некрасовского районного суда Ярославской области «____»  ______________ 20__ г. № ___

Положение об общем отделе в Некрасовском районном суде Ярославской области

 

1. Общие положения

1.1. Отдел является структурным подразделением Некрасовского районного суда Ярославской области, осуществляющим:

- проведение мероприятий кадрового, финансового, материально-технического, информационно-правового обеспечения и иного характера, направленных на создание условий для полного и независимого осуществления правосудия.

1.2. Отдел возглавляется начальником, который назначается и освобождается от должности приказом председателя суда.

Структура и штат отдела утверждаются председателем районного суда по представлению начальника отдела.

Общий отдел состоит из следующих сотрудников: начальник общего отдела, секретари судебного заседания, главный специалист, ведущий специалист, старший специалист 2 разряда. 

Общий отдел в своей деятельности руководствуется:

-Конституцией Российской Федерации;

-Федеральным законом «О статусе судей в Российской Федерации»;

-Федеральным конституционным законом «О судебной системе Российской Федерации»;

-Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

-Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде;

-Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, распоряжениями Председателя Верховного Суда РФ, решениями органов судейского сообщества, приказами и распоряжениями Судебного департамента при Верховном Суде РФ, положениями об УСД, приказами и распоряжениями председателя Некрасовского  районного суда Ярославской области и настоящим Положением об отделе.

 

2. 3адачи отдела

Задачами отдела являются:

2.1. Организация и обеспечение делопроизводства и документооборота районного суда, осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2. Организация и ведение архива Некрасовского районного суда Ярославской области. Осуществление в установленном порядке кадровой работы и ведение кадрового делопроизводства.

Ведение финансовой документации, а также учёт имущества районного суда, хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей.

2.3. Организация информационно-правового обеспечения судей и работников аппарата суда.

 

3. Функции отдела

Отдел выполняет следующие функции:

- прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и  непроцессуального  характера;

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее – ПС ГАС «Правосудие»), электронных системах регистрации и базах данных документов;

- учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

- подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

- обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений;

- учет и регистрация печатей и штампов суда;

- учет приказов и распоряжений по основной деятельности председателя суда;

- хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности общего отдела;

- выполнение работ с использованием компьютерной  и копировальной техники, необходимой для организации работы суда и обеспечения  судебной деятельности (сканирование и преобразование документов на бумажных носителях в электронные файлы), а также контроль за их своевременным и качественным выполнением;

- методическое руководство, координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству, в том числе за соблюдением сроков исполнения соответствующих поручений  председателя суда;

- подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

- организация работы по реализации прав и социальных гарантий работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе учет и регистрация больничных листов, подсчет трудового стажа, ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам аппарата суда;

- подготовка материалов к награждению работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами;

- проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации работников аппарата суда, участие в работе по созданию и подготовке резерва на выдвижение;

- ведение табеля учета рабочего времени, индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и так далее;

- осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;

- организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации федеральных государственных гражданских служащих;

- формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

- подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, составление статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и так далее;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдение правил служебного распорядка;

- консультирование федеральных государственных гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам;

- ведение учета штатной и фактической численности работников аппарата суда;

- организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе;

участие в проведении инвентаризации имущества и, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации;

- участие в осуществлении работы по хозяйственному и материально-техническому обеспечению деятельности суда;

- организация и ведение делопроизводства по гражданским, административным делам;

- учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации;

- информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, гражданских, административных дел и иных материалов;

- хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела обеспечения судопроизводства;

- осуществление мероприятий по подготовке заявлений, жалоб, представлений, гражданских, административных дел и иных материалов к рассмотрению, в том числе направление участвующим в деле лицам копий заявлений, жалоб, представлений и приложенных к ним документов, составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел; извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения заявления, жалобы, представления, а также организация и контроль их направления соответствующим лицам;

- проверка и доклад о явке участвующих в гражданском, административном деле лиц;

- обеспечение ведения и оформления протокола, аудиозаписи судебного заседания;

- контроль за уплатой государственной пошлины и иных сборов;

- ознакомление участников гражданского, административного судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания, аудиозаписью судебного заседания, материалами гражданского, административного дела, в том числе контроль за выдаваемыми для ознакомления гражданскими, административными делами и иными документами;

- оформление копий судебных документов и их выдача в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкций по судебному делопроизводству;

- оформление рассмотренных гражданских, административных дел и иных материалов, организация их направления в суд соответствующей инстанции;

- подготовка, оформление и передача в архив законченных производством гражданских, административных дел, а также учетных журналов, картотек, и иных документов;

- обеспечение обращения к исполнению судебных решений, в том числе подготовка, регистрация и учет исполнительных листов, выписок, судебных приказов, копий судебных документов, их передача или направление по назначению;

- обеспечение полноты и достоверности учетных данных, используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе;

- подготовка и передача для отправки исходящей корреспонденции отдела;

постоянное совершенствование способов обеспечения судопроизводства, использование современных технологий при осуществлении отделом своей деятельности;

- выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения судопроизводства по гражданским делам;

- организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением;

- участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;

- формирование и составление номенклатуры дел;

- отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и так далее.

выполнение иных функций, возложенных на общий отдел.

Руководство деятельностью общего отдела возлагается на начальника отдела. В случае его отсутствия на главного специалиста

Контроль за деятельностью общего отдела осуществляет председатель суда.

4. Права отдела

            В пределах своей компетенции для выполнения возложенных на него функций отдел в лице руководителя вправе:

- запрашивать в установленном порядке у государственных и иных органов, учреждений и должностных лиц необходимую для осуществления своей деятельности информацию за подписью председателя суда;

- представлять предложения об улучшении условий труда, материального и социального обеспечения сотрудников отдела;

- вносить на рассмотрение председателя суда предложения, вытекающие из основных задач отдела.

5. Ответственность отдела

5.1.      Начальник отдела несет ответственность в соответствии с действующим

законодательством за:

- невыполнение отделом возложенных на него обязанностей;

- несвоевременное и некачественное выполнение отделом обязанностей;

- подготовку документов с нарушением норм и требований;

- утрату или порчу документов, несоблюдение условий их хранения;

разглашение сведений, составляющих служебную тайну.

5.2.      Сотрудники отдела несут ответственность за ненадлежащее выполнение своих обязанностей в соответствии с должностным регламентом и законодательством РФ.

 

6. Взаимоотношения

Отдел взаимодействует:

- с руководством Некрасовского районного суда Ярославской области - представляет: проекты приказов, распорядительных и других документов на подписание, поступившую в районный суд корреспонденцию на рассмотрение, проекты нормативных и инструктивных документов на утверждение, докладные записки, письма, информационные и иные материалы; получает: поступившие в суд документы, предложения, справки с резолюцией руководства, подписанные приказы, письма, задания и поручения.

- с судьями и помощниками судей, администратором суда;

- с Управлением Судебного департамента в Ярославской области (направляет в установленные сроки документы на присвоение классных чинов государственных гражданских служащих аппарата суда, приказы по личному составу аппарата суда, отчеты, сведения и иную информацию);

- с Ярославским областным судом (направляет в установленные сроки отчеты, сведения и иную информацию);

- с другими организациями и гражданами в пределах своей компетенции (направляет письма, информационные материалы и иную информацию за подписью председателя суда или судьи).